Google Apps : Les mises à jour du mois de janvier 2012

Les nouveautés du mois de janvier de Google Apps, il faut noter que c'est principalement des mises à jour pour les administrateurs.

Rapidement 

•  Nouvelle version de GASMO qui offre maintenant la synchronisation des taches
•  Nouvelle version du module offline de Contact
•  Nouvelle règle de gestion des messages dans la console d'administration (voir article)
•  Analyser de log pour outlook, et les outils de migrations https://www.google.com/apps/support/tools/migration_sync
•  Outils de supervision et de rapport sur l'activité des mail.

Zoom 

Pour les administrateurs, un nouveau (presque) menu dans la console d'administration, Reports

Vous trouverez des rapports sur l'usage des mails, l'activité des mails, l'activité des connexions utilisateurs, l'utilisation des documents, et enfin l'usage des terminaux mobiles.
Il faut noter que chaque graphe peut être téléchargé au format CSV, et les périodes d'analyse vont de 6 mois à 1 semaine. Si vous téléchargez le format CSV, il faut noter que le séparateur est la ','.

Pour les domaines pour lequel vous avez plusieurs administrateurs, l'audit log vous permettra de visualiser les modifications faites par tout les administrateurs.

Enfin des rapports supplémentaires sont téléchargeables.

Des progrès sont faits sur la console pour toute la supervision depuis plus d'un an, afin de se rapprocher des standards existant sur d'autres plateformes. Je regrette qu'il ne soit pas possible de s'abonner au rapport, il faut systématiquement aller les chercher.

Un avantage oublié

C'est assez souvent que mes enfants ont le week-end des devoirs à faire à la maison, les fameux DM. C'est noté, et cela permet souvent de remonter la moyenne dans les matières. Et donc le DM, c'est souvent fait au brouillon, et c'est très souvent corrigé par les parents, l'orthographe, la grammaire, les conclusions, les développements.

Et bien dans les logiciels SaaS vous avez ce même avantage, pouvoir mettre en place une solution simple, rapidement, mais qui si elle ne convient pas vous évite tous les désagréments d'un investissement lourd. Souvent l'engagement ne dépasse pas un an, voir c'est payable mensuellement. Sans parlé de toutes les solutions gratuites (version limitée) qui existent.

Avec l'aide d'un professionnel du SaaS, il sera très facile de faire un premier tri dans la multitude de solutions proposées. Et ensuite il ne reste plus qu'à lancer les tests. Bien sûr il vous coutera un petit peu de formation ou de prise en main, mais au final vous êtes sûr que la solution répond à vos besoins.

Alors n'oubliez pas le crayon et la gomme.

N'achetez plus d'informatique

Arrêtez d'acheter de l'informatique, mettez dehors tous les commerciaux qui veulent vous vendre des logiciels.

Ce qui est important, et même vital pour votre entreprise, c'est une solution. Vous n'avez pas besoin d'un serveur de messagerie, vous avez besoin de recevoir des mails, et de pouvoir y répondre.

Quel est la grande différence entre une solution SaaS (logiciel dans les nuages ou Cloud), c'est que dans un logiciel vous allez acheter 50 fonctions pour 2 utiles, alors que dans le SaaS vous allez acheter la fonction dont vous avez besoin pour les utilisateurs qui en ont besoin.

Du nouveau dans la console google Apps

Nouvelle fonctionnalité Google Mail Filtering
Déjà l'aide en français n'est pas à jour, ce n'est pas que l'information n'est pas présente, mais elle est fausse. Les nouvelles fonctionnalités viennent remplacer Postini GMS (Postini GMD archiving n'est pas concerné).
Déjà c'est une bonne nouvelle, car finit le travail dans 2 consoles. Dans le nouveau module Email filtering, nous allons pouvoir retrouver :

•  la gestion de la conformité du contenu (Content Compliance)
•  Gestion du contenu légal (Objectionable Content)
•  Configuration des pieds de mail (Append Footer)
•  Liste des domaines approuvés (Approved sender lists)
•  Liste des domaines rejetés (Blocked sender lists)
•  Gestion des pièces jointes (Attachment compliance)
•  Restriction de remise (Restrict email delivery)

Cela va permettre une gestion plus fine des mails entrants et sortants. Tous les administrateurs sont concernés par ces nouveautés, car elles sont aussi intégrées pour les non utilisateurs de Postini. Les amateurs d'expression régulière vont pouvoir affiner les réglages du serveur de mail entrant et sortant.

Ma DropBox

S'il existe un produit dont je ne peux plus me passer, c'est bien ma DropBox. L'avantage de pouvoir retrouver mes documents sur mon portable ou mon ordinateur fixe, c'est un vrai bonheur.

DropBox a même sorti une version Entreprise. Celle-ci fonctionne avec une capacité initiale de 1 To pour 5 utilisateurs. Je teste ce produit, et pour l'instant le plus gros défaut c'est le manque de droit sur les partages. Je sais que l'éditeur est en train de travailler sur ce problème.

La dropbox, c'est la clé USB qui voyage partout, que l'on ne perd pas, et qui est disponible sur n'importe quel ordinateur. Je ne prends même pas la peine de sauvegarder les documents inclus. Il y a même une corbeille pour retrouver d'ancienne version du document.

Dropbox n'est pas le seul fournisseur de ce type de produit, mais aujourd'hui c'est un des leaders en terme de facilité de mise en oeuvre. Benoit Descary a publié un article sur les différentes solutions existantes que vous pouvez retrouver ici.

Des fonctions de partage de document entre plusieurs utilisateurs existent. Et ce qui ne gâche rien une version 2 Go est gratuite. Le produit est installable sur Mac, PC, Linux.

Pour mes clients j'ai mis en place des tests au sein d'un serveur pour le partage avec plusieurs utilisateurs via un serveur.

Mes outils indispensables : WritethatName

Voici le premier article d'une série sur mes outils favoris. Je vais commencer par WritethatName, un outil très utile pour la mise à jour de son carnet d'adresses.

Le produit s'interface parfaitement à Google Apps, et vous envoi chaque jour un mail de notification.

Lorsque vous envoyez un mail via l'interface de Gmail, l'adresse email est automatiquement ajoutée au carnet de contact. WritethatName lui va plus loin. 

Le principe du logiciel est l'analyse des signatures des mails reçus auquel j'ai répondu. L'application va à partir de ces signatures venir enrichir votre carnet de contact (les téléphones, site web ...). Mais cela va plus loin, car comme mon carnet de contact est relié a mon CRM, celui-ci s'enrichit en permanence et automatiquement. Sans oublié bien sûr mon téléphone portable.

Pour plus d'information WritethatName

Mais il existe un autre usage, et c'est grâce à une demande d'un client que j'ai l'ai découvert. Lors de l'usage d'un client lourd, la fonctionnalité de l'ajout automatique des contacts dans le carnet d'adresses de Gmail ne fonctionne plus. Grâce a WritethatName, le carnet d'adresses est bien à jour.

Nouvelle interface le Match : Licence versus Cloud

Dans la série le Cloud expliqué à mon Boss, voici un exemple suite à l'appel cette semaine d'un éditeur de logiciel en mode client lourd.

Cet éditeur vient de sortir une nouvelle version de son logiciel. Ses clients (la grande majorité) ont un contrat de maintenance. Grace à ce contrat ses clients bénéficient de la mise à jour annuelle du produit. Cet éditeur très connu a décider de scinder sa gamme en 2, l'un avec une interface classique, et l'autre avec une interface plus moderne. Pour preuve la structure de la base de données reste la même. Seul un accès mobile est ajouté.

Nous avons vu dans le même cas dans le Cloud (SaaS) très récemment : La nouvelle interface Google Apps, par exemple ou celle de Zoho. La seule différence, c'est que pour les clients il n'y a aucun impact financier. Et de plus les utilisateurs  on le choix de l'interface qu'il préfère utiliser.

La solution de cet éditeur est au coeur des entreprises, mais il va plus loin. Des nouvelles déclarations réglementaires sont obligatoires au 1er janvier. Donc pour ces clients, l'application des nouvelles normes sera payante pour une grande partie d'entre eux. Cette fonctionnalité qui était jusqu'à présent gratuite deviendra payante, même pour les clients qui payent annuellement leur mise à jour.

Dans le monde du SaaS, ce problème ne se pose pas. Le Client paye mensuellement ou annuellement un service et peu importe les nouvelles réglementations. Le produit doit fonctionner sans que le client n'ai à payer un complément pour des modifications de réglementations.

Un des grand argument des anti-SaaS, c'est que au bout de 3 ans les logiciels en SaaS coûte plus cher que leur version installée sur le poste. Et bien voici encore un exemple qui prouve le contraire.