Google avance que pour un fonctionnement optimale la capacité de Google Apps Gmail a été volontairement bridée. Pour Google le dépassement de la capacité est synonyme d'utilisation inappropriée de Gmail. Il est vrai que pour moi même à T2i Conseil, je n'utilise que 9 Go pour 3 ans d'utilisation, mais je ne suis qu'un type d'utilisateur.
Ce que je n'aime pas dans le discours de Google c'est la notion d'utilisation inappropriée, donc pas d'utilisation de capacité de partage de Google Doc. Mais il est parfois difficile avec des clients de faire du partage de documents. De plus tous les partenaires de l'entreprise n'utilise pas Google Apps, et ce n'est pas toujours facile de partager avec eux les informations.
Lorsque vous atteignez la limite, vos correspondants reçoivent un message du type "The email account that you tried to reach is over quota".
Passons en revue les solutions proposés dans la suite Google pour limiter l'échange de pièces jointes :
- Pour les photos Picasa
- Partage de document : Drive ou Docs
- L'utilisation de site pour les projets et regroupement des documents dans site
- Partage de vidéo YouTube
- Enfin l'utilisation de Google Groups.
- Utilisation d'adresse mail spécifique avec une délégation.
L'autre solution est aussi de faire de l'archivage de mail. Pour cela vous avez plusieurs solutions :
- Utilisation de Gasmo, et archivage dans fichier PST,
- Gmail Backup et archivage dans fichier EML,
- Sauvegarder les pièces jointes dans Docs,
- Création de document a partir de l'email (Voir labos)
- GrexIt avec la solution d'archivage des mails.
Passons à la critique des solutions proposées ci dessus, mais le premier constat à faire, c'est que l'on va perdre l'utilisation unique de la zone de recherche.
- Gasmo c'est très bien, très pratique, mais il faut avoir un licence Outlook pour chaque poste.
- Gmail backup, comme son nom l'indique, c'est pour faire du backup, pas de l'archivage. Retrouver un document en format EML, c'est pas toujours facile. J'ai essayer de sauvegarder le gmail backup dans un dossier Google Drive, et ensuite essayé de l'ouvrir depuis l'interface Web. Dommage, Google Doc ne reconnait pas le format EML.
- Sauvegarde les pièces jointes dans Docs, c'est une bonne solution à condition que supprimer le mails. Cela implique que le contenu du message ne soit pas important.
- Création d'un document à partir d'un email : il semble que ce labo ne fonctionne plus.
- GrexIt permet le partage d'email, et l'archivage automatique de mails. C'est une nouvelle solution américaine, qui intègre aussi un moteur de recherche. Le partage d'email permet de partager certains libellés avec d'autres collaborateurs.
Parmi les solutions fourni par Google Apps, plusieurs pistes sont utilisables :
- Utilisation de Groups au lieu d'une boite mail (Il n'y a pas d'information sur la taille limite de Groups)
- Utilisation d'une boite mail par projet, et ajout de la délégation, voir du transfert automatique. La boite mail du projet peu aussi être un groupe.
- Utilisation de Google Site, mais attention taille limite de 10 Go pour le domaine (et 500 Mo par utilisateurs).
En combinant les possibilités, il est possible par exemple de créer une boite mail projet, avec une délégation sur tous les utilisateurs du projet. Pourquoi ne pas ajouter un transfert des mails vers les utilisateurs impliqués dans le projet. Chaque utilisateur affecte un libellé automatique au mail du projet. Le projet est fini, chaque utilisateur vide le contenu du projet de sa boite. Pour un accès archive, il suffit de se connecter à la boite du projet. Les plus difficiles objecterons que si le projet fait plus de 25 Go !
Il existe encore d'autres solutions que je n'ai pas encore explorées.
Un grand merci à mes clients de m'avoir permit d'aborder ce problème de limite.
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